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PROCEDIMIENTO
Otorgar ayuda económica o de vivienda a los habitantes de zonas de alto riesgo
Versión 1
Código GUE-AUE-PR-010
Proceso Atención de Urgencias y Emergencias Estado vigente
1. OBJETIVO
Realizar y gestionar las acciones de atención física, psicológica y económica necesarias en los eventos de urgencias o emergencias que suceden en el Municipio de Manizales. 
2. ALCANCE
Inicia con un evento de emergencias y/o desastres de índole natural, incluye actividades de atención en el momento del evento, atención psicológica durante y después del evento, gestión de la Red Local de Urgencias y termina con el otorgamiento de ayudas económicas para los afectados en la urgencia o emergencia siempre y cuando cumplan con los requisitos de la normatividad vigente. 
3. RESPONSABLE
Unidad de Gestión del Riesgo
4. CONDICIONES GENERALES
1. Revisión al predio por parte del Cuerpo Oficial de Bomberos de Manizales, por eventos naturales de urgencia y emergencia que se presente, se expide acta de revisión a predio con la recomendación de realizar evacuación preventiva, la Unidad de Gestión del Riesgo en función de sus competencias autoriza el otorgamiento de del auxilio de arrendamiento temporal.

2. El pago del auxilio de arrendamiento se realiza a través del operador del programa (entidad contratada), de acuerdo al Plan de Entrega de Subsidios.

3. El monto, la duración y excepciones del pago temporal de arrendamiento por parte del Municipio de Manizales a las familias afectadas por emergencias y/o desastres de índole natural, están determinado en el Decreto 0393 de 2021 "por el cual se establecen los criterios y procedimientos para la entrega de auxilios de arrendamiento temporal en el marco de emergencias y/o desastres en el Municipio de Manizales."

4. Los requisitos para recibir el auxilio temporal están definidos en el "PROTOCOLO PARA LA ENTREGA DE AUXILIOS DE ARRENDAMIENTO ALCALDÍA DE MANIZALES"

5. Un funcionario de la entidad contratada se comunicará con el afectado quien le informará que la alcaldía ha aprobado un subsidio de arrendamiento, a su vez le indicará el lugar, el día (fecha) y en qué jornada se podrá acerca para hacer efectivo el subsidio de arrendamiento. Igualmente le hará saber que, para ese día deberá acercarse con quien fungirá como arrendador y los documentos que debe aportar para hacer efectivo el beneficio.

6. Si el afectado presenta problemas para presentarse el día y la hora señalada, se reprogramará la cita.

7. Finalmente, en caso tal de que el afectado no pueda asistir podrá enviar a alguien con un poder autenticado por Notaria. 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Resolución 0908 de 2016 "Por la cual se definen los procedimientos, criterios y responsabilidades para la asignación de subsidios de arrendamiento en el marco de situaciones de calamidad pública o desastre"
Decreto 0393 de 2021 "por el cual se establecen los criterios y procedimientos para la entrega de auxilios de arrendamiento temporal en el marco de emergencias y/o desastres en el Municipio de Manizales."
Ley 1523 de 2012 "Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones"

7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Analizar Capacidad Institucional  - Unidad de Gestión del Riesgo
- Director Técnico 

Presupuesto de la Unidad de Gestión del Riesgo. 
El Director (a) Técnico (a) de la UGR dentro del Plan Anual de Trabajo de la Unidad destinará, desde el presupuesto, un rubro para el pago de auxilios de arrendamiento como principio de planificación de emergencias o desastres futuros en el municipio. 
Proyectar, gestionar minuta de contra has Firmar Contrato y desembolsar recursos  - Profesional Universitario
- Director Técnico 

Contrato de prestación de servicios profesionales y/o de Apoyo a la Gestión. SECOP II. Expediente Contractual. 
Se elaborará un Contrato de prestación de servicios profesionales y/o de Apoyo a la Gestión, para el pago de auxilios de arrendamiento. La entidad contratante transfiere el dinero de los subsidios de arrendamiento. Envía un oficio de autorización con el listado de las personas a las que se les debe realizar la entrega con los siguientes datos: Barrio, Dirección, Nombre completo, número de documento de identidad, teléfono, monto del auxilio, Arrendatario, Propietario o Poseedor.  
Planear Estrategia Logística  - Director Técnico
- Unidad de Gestión del Riesgo 

Plan de entregas de subsidios. 
La entidad contratada construye el Plan de Entrega de Subsidios en el cual definen: - Cronograma de entrega y horarios. - Recursos humanos. - Ruta desplazamiento por cada una de las etapas de entrega. Posteriormente, activa el equipo Logístico, a quienes se les definen: equipos, roles y responsabilidades en el procedimiento. 
Planear Estrategia de Comunicación  - Unidad de Gestión del Riesgo 
Plan de comunicación para la jornada de Entrega de Auxilios de Arrendamiento, de acuerdo a las necesidades de divulgación de la información a la comunidad. 
La entidad contratada define el Plan de comunicación para la jornada de Entrega de Auxilios de Arrendamiento, de acuerdo a las necesidades de divulgación de la información a la comunidad, determina: 1. Medios de comunicación que se emplearan. 2. Cuál será la información a comunicar: - Qué se va a realizar - A quién se le va a entregar - Cuando se va a entregar - Cómo (protocolo de atención: solo la ruta desde que el afectado recibe la llamada) - Dónde - Recursos utilizados por la entidad. 
Convocar a los Afectados  - Unidad de Gestión del Riesgo 
Formato Registro de Llamadas para la Entrega de Subsidios. 
De igual forma, designa al equipo encargado de llamar a los beneficiarios del Subsidio para brindar las instrucciones para reclamar el subsidio de cuerdo al Anexo 1 del PROTOCOLO. Y realizar la respectiva citación para la fecha y hora que le correspondan. Por último, diligencian el Formato Registro de Llamadas para la Entrega de Subsidios y solicitan la ficha catastral y/o matrícula inmobiliaria y dirección del inmueble a arrendar. 
Recibir Solicitantes  - Unidad de Gestión del Riesgo 
Formato Recepción de Personas 
El Equipo de Información se ubica en el ingreso y se encarga de orientar a los solicitantes sobre el proceso y de verificar que: - Se encuentre autorizado por la Unidad de Gestión del Riesgo. -Haya sido citada para ese día. -Se presente con el arrendador. Nota: Esta información será registrada en el Formato Recepción de Personas. 
Revisar Documentación  - Unidad de Gestión del Riesgo 
Certificado pago tesorería Entidad Contratada. 
El Equipo verificador de la entidad contratada revisa que el solicitante cumpla con los requisitos: 1. El arrendador no puede ser parte de su núcleo familiar. 2. El arrendador no puede haber quedado censado con el solicitante en el documento de Revisión a Predio. 3. El arrendador no debe haber recibido ningún auxilio de arrendamiento como afectado. 4. El afectado no debe tener otra solución de vivienda. Verificado por la Unidad de Gestión del Riesgo ante la Unidad de Gestión de Vivienda. 5. Nadie de su núcleo familiar puede haber sido arrendador de otro afectado en el mismo evento. 6. Debe aportar toda la documentación requerida, la cual debe ser clara y precisa, asì: ARRENDADOR 7. Original y dos (2) fotocopias legibles de la cédula del arrendador al 150% 8. Original y dos (2) copias de Documento que acredite la PROPIEDAD y DIRECCIÓN del inmueble que se está alquilando (certificado de libertad y tradición o copia del recibo o factura de Agua - Energía) de dos meses recientes. 9. Certificar mediante oficio remitido por la Unidad de Gestión del Riesgo que la casa que está arrendando no está en zona de riesgo y en suelo condicionado de conformidad con el Plan de ordenamiento Territorial vigente. Trámite que se realizará ante la Unidad de Gestión del Riesgo, 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Daniela Garcia Osorio
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 09/Oct/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 09/Oct/2023

 
Nombre: Alexa Yadira Morales Correa
Cargo: Director Técnico
Fecha: 20/Oct/2023