| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Analizar Capacidad Institucional |
- Unidad de Gestión del Riesgo - Director Técnico |
Presupuesto de la Unidad de Gestión del Riesgo.
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El Director (a) Técnico (a) de la UGR dentro del Plan Anual de Trabajo de la Unidad destinará, desde el presupuesto, un rubro para el pago de auxilios de arrendamiento como principio de planificación de emergencias o desastres futuros en el municipio. |
| Proyectar, gestionar minuta de contra has Firmar Contrato y desembolsar recursos |
- Profesional Universitario - Director Técnico |
Contrato de prestación de servicios profesionales y/o de Apoyo a la Gestión. SECOP II. Expediente Contractual.
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Se elaborará un Contrato de prestación de servicios profesionales y/o de Apoyo a la Gestión, para el pago de auxilios de arrendamiento. La entidad contratante transfiere el dinero de los subsidios de arrendamiento. Envía un oficio de autorización con el listado de las personas a las que se les debe realizar la entrega con los siguientes datos: Barrio, Dirección, Nombre completo, número de documento de identidad, teléfono, monto del auxilio, Arrendatario, Propietario o Poseedor. |
| Planear Estrategia Logística |
- Director Técnico - Unidad de Gestión del Riesgo |
Plan de entregas de subsidios.
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La entidad contratada construye el Plan de Entrega de Subsidios en el cual definen: - Cronograma de entrega y horarios. - Recursos humanos. - Ruta desplazamiento por cada una de las etapas de entrega. Posteriormente, activa el equipo Logístico, a quienes se les definen: equipos, roles y responsabilidades en el procedimiento. |
| Planear Estrategia de Comunicación |
- Unidad de Gestión del Riesgo |
Plan de comunicación para la jornada de Entrega de Auxilios de Arrendamiento, de acuerdo a las necesidades de divulgación de la información a la comunidad.
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La entidad contratada define el Plan de comunicación para la jornada de Entrega de Auxilios de Arrendamiento, de acuerdo a las necesidades de divulgación de la información a la comunidad, determina: 1. Medios de comunicación que se emplearan. 2. Cuál será la información a comunicar: - Qué se va a realizar - A quién se le va a entregar - Cuando se va a entregar - Cómo (protocolo de atención: solo la ruta desde que el afectado recibe la llamada) - Dónde - Recursos utilizados por la entidad. |
| Convocar a los Afectados |
- Unidad de Gestión del Riesgo |
Formato Registro de Llamadas para la Entrega de Subsidios.
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De igual forma, designa al equipo encargado de llamar a los beneficiarios del Subsidio para brindar las instrucciones para reclamar el subsidio de cuerdo al Anexo 1 del PROTOCOLO. Y realizar la respectiva citación para la fecha y hora que le correspondan. Por último, diligencian el Formato Registro de Llamadas para la Entrega de Subsidios y solicitan la ficha catastral y/o matrícula inmobiliaria y dirección del inmueble a arrendar. |
| Recibir Solicitantes |
- Unidad de Gestión del Riesgo |
Formato Recepción de Personas
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El Equipo de Información se ubica en el ingreso y se encarga de orientar a los solicitantes sobre el proceso y de verificar que: - Se encuentre autorizado por la Unidad de Gestión del Riesgo. -Haya sido citada para ese día. -Se presente con el arrendador. Nota: Esta información será registrada en el Formato Recepción de Personas. |
| Revisar Documentación |
- Unidad de Gestión del Riesgo |
Certificado pago tesorería Entidad Contratada.
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El Equipo verificador de la entidad contratada revisa que el solicitante cumpla con los requisitos: 1. El arrendador no puede ser parte de su núcleo familiar. 2. El arrendador no puede haber quedado censado con el solicitante en el documento de Revisión a Predio. 3. El arrendador no debe haber recibido ningún auxilio de arrendamiento como afectado. 4. El afectado no debe tener otra solución de vivienda. Verificado por la Unidad de Gestión del Riesgo ante la Unidad de Gestión de Vivienda. 5. Nadie de su núcleo familiar puede haber sido arrendador de otro afectado en el mismo evento. 6. Debe aportar toda la documentación requerida, la cual debe ser clara y precisa, asì: ARRENDADOR 7. Original y dos (2) fotocopias legibles de la cédula del arrendador al 150% 8. Original y dos (2) copias de Documento que acredite la PROPIEDAD y DIRECCIÓN del inmueble que se está alquilando (certificado de libertad y tradición o copia del recibo o factura de Agua - Energía) de dos meses recientes. 9. Certificar mediante oficio remitido por la Unidad de Gestión del Riesgo que la casa que está arrendando no está en zona de riesgo y en suelo condicionado de conformidad con el Plan de ordenamiento Territorial vigente. Trámite que se realizará ante la Unidad de Gestión del Riesgo, |